Как да подходим, при избор на софтуер за работещ бизнес

Искате да развиете, структурирате и оптимизирате Вашия бизнес в онлайн и дигитална среда, но не знаете как?

Това е въпросът, на който много хора се затрудняват и често вземат емоционални или откровено неправилни решения. Ако Вашият бизнес е все още идея, Вие задължително трябва да седнете и да си я рамкирате като идеен проект с цели, срокове и бюджет. Едва тогава ще придобиете по-ясна представа за бизнеса, който искате да изградите и ще започнете да надграждате детайли, за които ще се сетите в последствие. Това е базовата основа, която ще Ви помогне, да си изчистите идеята от паразитни задачи, излишни разходи и грешна последователност.

Ще се опитам да споделя малко насоки на тези, които обмислят да направят следващата крачка след създаването на един бизнес или модерната дума за това Стартъп. Защото да стартираш бизнес е сравнителено лесно начинание, но да го развиеш, надградиш и да създадеш история на този бизнес или компания, това изисква много работа, нерви, огромно количество време, спазване на добри пазарни практики, съревнование с конкуренцията, умение да ръководиш и работиш с хора, постоянно надграждане на личните ти умения и много други дребни, но важни неща. В общи линии трябват голям комплекс от умения, упоритост, прозорливост, диалогичност, психика и морал, но основното е професионалната компетенция и опит. Тъй като според общите разбирания за професионалните умения на даден човек в определна сфера се вписвам в групата на опитните специалисти (15 години опит), си позволявам да нахвърлям някои свои наблюдения.

Казвам се Ивелин Иванов и съм управител на Wollow - софтуерна компания създадена през 2010 година. Бих ни определил като хибридна компания, защото изграждаме и развиваме наши продукти, но работим и по аутсорсинг проекти. През този период сме изградили множество софтуерни проекти по целия свят, като последните години акцентираме основно върху изграждането на софтуер.

Успешният бизнес изисква добро управление, постоянство и намиране на правилните партньори и софтуерни инструменти.

След като вече имате бизнес, искате да го пренесете в дигитална среда и да го автоматизирате, следващата фаза е да си направите собствено проучване на пазара, на който ще оперирате, какво предлагат конкурентите Ви, къде можете да подобрите услугата или продукта си и да синтезирате вашия модел и подход. Създайте свой индивидуален процес на продажба, с който да преборите своите преки конкуренти. Да това не е лека задача, тя отнема времеви и финансов ресурс, но така се изгражда един онлайн бизнес, чиято идея е да не е цикличен или плод на ентусиазъм, а да има устойчивост, планиране и прогнозиране в него.

Много хора се фиксират в конкуренцията в началото, опитват се да копират идеи и визия, но истината е, че е добре да предложите нещо по-добро като продукт, на пазар който е разработен от други. Едва тогава крайният потребител би бил мотивиран да се насочи към вас, като доставчик на определен продукт или услуга. Конкуренцията е положителната ви отправна точка, върху която вие да надградите и която ще Ви държи в състояние на мотивиращо напрежение.

След като изчистихте целите, модела и процесите на своето онлайн представяне е време да изберете и подходящ партньор, който да ви помогне да изпълните това. Важно е да стъпите на следните важни условия:

• Намерете компания с опит не по-малко от 3-5 години в бизнеса. Много хора поради ниския си стартов бюджет избират познат, студент, роднина, най-ниската възможна оферта след търсена в Интернет..., това е класическата грешка на над 80% малките компании. Да, това е ГРЕШКА, защото те или нямат необходимия опит да ви предоставят тази услуга качествено, или нямат ресурса да развият проекта Ви в бъдеще, когато ще ви е необходимо. Тук наистина е верна максимата, че "Евтиното е скъпо", е резултата от тази грешка води до загуба на средства (тези които сте заплатили), загуба на време (през времето което сте очаквали да се развие вашият бизнес в посока на растеж, вие сте стояли на едно място, а конкурентите Ви са увеличили своята преднина пред вас), загуба на доверие във вас, че това е правилният начин за инвестиция в бизнеса ви и не на последно място, риска от натрупване на негативна репутация към вас и бизнеса ви.
• Изисквайте референции от техни клиенти, проверете добре историята им, срещнете се лично с тях по въможност (в краен случай има и онлайн инструменти за това), само така ще сте убедени, че залагате на сериозен партньор с капацитет да изпълни своите обвързаности
• Не избирайте "гаражен" изпълнител или такъв без офис, това е признак на спекулативност и измама. Дигиталният бизнес и ИТ компаниите са сериозен бизнес, това им дава възможност да поддържат офис и екип. Липсата на подобни базови индикации подсказва, че има висок риск от подобно партньорство за вас

С тези необходими условия, вие имате поне частична гаранция, че изборът Ви на изпълнител е достатъчно аргументиран и сериозен, следват професионалните характеристики.

Има различни видове клиенти, различни задания, различни цели, различни пазари, различни по обем проекти, всичко това трябва да се съобрази в началото от Вас. Особено важно е това при избор на разработчик за софтуер.

Не можете да ангажирате някоя компания да Ви направи софтуер, когато тя никога не е правила подобен проект, няма опит в това и дори да успее да го изпълни на финала, гарантирано е, че ще има огромно количество проблеми, липси и ненадеждна архитектура. За подобна услуга се прави анализ на компании - изпълнители с подобни проекти по функционалност, обем на заданието, опит на екипа, възможност за поддръжка в бъдеще и не на последно място - НЕ плащайте дори и минимална сума за софтуерно решение с история над 4-5 години, което не се опреснява постоянно. 

Защо това е важно?

Жизнения цикъл на един софтуерен проект, който е завършен е около 7-8 години или по-малко, защото технологията се развива неимоверно бързо и се налага да се инвестира в плавната поддръжка на подобно решение или да се замени след 6-та година с ново, за да не пострада бизнеса ви. Вероятно много от Вас, четейки това си мислят, че е нелогично да се инвестира не малка сума в подобно решение, но запомнете че това не е просто един разход, а това е инвестиция в бизнеса Ви.

Обичайната практика е, да се изчисли цената на едно софтуерно решение на базата цикъл от 6 години или 72 месеца. Сумата която имате като офертна цена или потвърден бюджет, делите на 72 месеца и получавате колко би Ви струвала тази инвестиция на месец. Изчислявате по своя бизнес план, колко този проект ще оптимизиара процесите, увеличи печалбата, резизира грешките или редуцира други постоянни разходи (склад, човески ресурс, консумативи, ..) 

Има и втори подход, да изберете някакво готово решение, което не е точно това което ви е нужно на вас, има основни неща които липсват или процеса на работа при вас е различен, има доста други екстри, които са ви ненужни, но пък офертната цена е добра.

Как е правилно да постъпите в подобна ситуация?

1. На първо място се замислете дали искате да промените процеса си на работа, защото софтуера го налага, ако това противоречи на практиката Ви и не носи добавена стойност.
2. Софтуерът Ви помага да развиете потенциала на бизнеса Ви,  увеличавате КПД и финансови резултати, това е супер и решението би било правилно.
3. При вариант да изберете готов софтуер, защото е по-изгоден, но доста различен като методология на работа, имате следните рискови и критични фактори:

• Промяната на методологията при Вас ще затормози и забави обичайните процеси и срокове
• Възможно е да се налагат допълнителни косвени разходи за дадени процеси или консумативи
• Наличния Ви персонал ще бъде изведен от зоната на комфорт и е възможно да загубите кадри или продуктивност
• Интеграцията на подобен софтуер понякога изисква доста време, през което темпото на работа се забавя, страдат доставки и клиенти, а от това и бизнеса Ви.

В над 15-годишната ми практика в ИТ бизнеса и особено в изграждането на специализирани решения за нашите клиенти съм разбрал няколко важни неща, които искам да споделя:

• Инвестицията в качествен софтуер винаги се изплаща и дава тласък на бизнеса
• Добре изработеният софтуер позволява да вървим успоредно с динамиката на развитие в пазарните процеси, докато готовите решения са с ограничаващи функции в това отношение
• Репликирането на един добър процес или софтуер в една компания, не означава че за друга в същия сектор той е приложим, понякога даже е критичен
• Едно софтуерно решение трябва да оптимизира процесите в един малък или среден бизнес и да получат добавена стойност от него, за големите компании си има ЕРП системи, но там инвестицията е различна
• Добър софтуер се прави от компания или екип с опит, обратното е приключение с непредвидим финал, ако се стигне до финала...
• През годините съм виждал как в една и съща компания, с един и същ наш софтуерен продукт, всички служители работят по различен начин и подход, което води до проблеми с отчетността.

За това е важно, в една компания да се следват едни и същи процеси и практики на работа, за да е възможно да се доверим на софтуера и метриките му. Фирмената политика, култура и практики са ангажимент на самата компания, един софтуер може да ограничи оптимално рисковия човешки фактор, но незнанието, мързела, хитруването, това е част от други сфера на контрол.

• Докато при ЕРП системите, те водят бизнеса напред с изградените процеси и взаимовръзки, а той ги следва и расте, при по-малките компании с ограничен човешки ресурс, но с ясна визия за развитие се залага на специализиран софтуер за автоматизиране и контрол на процеси и документация, валидация на технически грешки и най-вече оптимижиране на човешкия ресурс и подобряване на неговата производителност.

Истината е, че почти всеки спекулативен бизнес не инвестира в софтуер, защото той не търси устойчивост, така че до известна степен ИТ бизнеса е лакмус(всяка проява или явление в обществения живот, които показват, разкриват нещо скрито) да се филтрират компаниите с реален бизнес и планове за развитие от тези със стихийна поява и край.

За последните няколко години сме разработили решения за различни по държави, сфера и обем компании, но обединяващото при всички е желанието им да развиват своите софтуерни решения и в бъдеще, като ги надграждат спрямо промяната в пазарните условия.

Успешният бизнес изисква добро управление, постоянство, намиране на правилните партньори и софтуерни инструменти.