Наредби, закони и сроковете за съхранение на документи

Всички компании и фирми в България са задължени да поддържат архив, в който да съхраняват счетоводна и друг вид документация на хартиен носител за определен период от време. Този срок за съхранение на документи е строго регламентиран от българското законодателство чрез различни наредби. Законът и предвидените глоби за нарушителите не са единствената причина, поради която трябва да се съхранява документацията на фирмата.

Счетоводните документи съдържат важна и ценна информация, която трябва да се пази. Наскоро влезлите в сила законови променени за съхранение на документи, съгласно регулациите на GDPR не разрешават да се съхраняването и обработването на такива, които съдържат лични данни за период от време, по дълъг от посочения в закона.

След като срокът, в който документацията трябва да се пази изтече, тогава всички данни е нужно да бъдат заличени или унищожени. Компаниите, които са администратор на лични данни, самостоятелно определят времето, през което ще съхраняват документите, но то не може да бъде по-кратко отколкото предвижда законът. Този за счетоводството е основният, който определя сроковете на съхранение на счетоводни документи.

Какъв е срокът за съхранение на счетоводни документи в България

Счетоводните документи на фирмата се съхраняват на хартиен и/или технически носител. Фирмата може да извършва съхранението или в свой собствен обект, или в държавни и частни архивни институции. В Закона за счетоводството са регламентирани следните срокове за съхранение на документи според вида информация :
50 години – считано от 1 януари на отчетния период се съхраняват ведомости за заплати (напр. рекапитулации, разплащателни ведомости и др.), следващ отчетния период, за който се отнасят;
10 години – считано от 1 януари на отчетния период се съхраняват счетоводни регистри и финансови отчети (напр. Годишни финансови отчети, оборотни ведомости, отчети от фискални устройства и др.), включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции, следващ отчетния период, за който се отнасят;
5 години – се съхраняват Документи за данъчно-осигурителен контрол (напр. Данъчни декларации, Справка-декларация за ДДС, Дневник за покупките и др.): след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
3 години – всички останали носители на счетоводна информация (напр. договори за наем, банкови извлечения и др.), считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Има ли срок за съхранение на документи при ликвидация на фирма

Тук трябва да разгледаме и да обърнем внимание на две положения:

• Когато дейността на една фирма се прекратява чрез преобразуване за съхранението на счетоводните документи отговорна става приемащата и/или новоучредената фирма/фирми;
• Според реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване ведомостите за заплати се предават в НОИ, когато предприятието прекратява своята дейност, или когато няма правоприемник;

Съхранение на документи при прекратяване на правоотношение със счетоводител и управител

Тук отново се разграничават два случая:

Когато предприятието прекрати правоотношения си със своя счетоводител, който работи на щат във фирмата, или външна счетоводна кантора. Всички счетоводни документи се предават за съхранение на лице, което се определя от ръководителя в присъствието на комисия, посочена от ръководството. На предаване подлежи цялата счетоводна документация (вкл. квалифициран електронен подпис). Виски предадени за съхранение документи се детайлно се описва в приемо-предавателен протокол, в който приемащата и предаващата страна полагат своите подписи;

Всички счетоводни документи и цялата документация, която се съхранява от ръководителя на предприятието, се предава от него при напускането на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието. Той е длъжен да направи това чрез изготвяне на приемо-предавателен протокол, в който детайлно описва документите, които предава за съхранение на другата страна.

Разпоредби за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

Когато срокът за съхраняване на ведомостите за заплати изтече, те се предават в НОИ. Този закон важи и за трудови договори, заповеди за прекратяване на трудово правоотношение и други документи, свързани с получаването на пенсии в бъдеще.

След като изтече срокът за съхранение на всички останали счетоводни документи, те също могат да бъдат унищожени. Документацията, която съдържа лични данни, се унищожава при спазване на закона и изискванията съгласно регулациите на GDPR.

Съхранение на документи в архив

Законът ви задължава да съхранявате вашите документи, но колкото по-голяма е фирмата ви, толково повече място заема документацията. За да поддържате архив, ви е необходимо допълнително място, котето означава, че трябва да отделите такова за сметка на работното пространство.

Дори да разполагате с излишно място, трябва да сте сигурни, че то е подходящо за съхраняване на документи. Да се убедите, че отговаря на специфичните изисквания за дейността. Когато фирмата ви има голям обем от документи, трябва да организирате тяхното съхранение така, че бързо да намирате тези, които са ви необходими в даден момент. В противен случай рискувате работният процес на фирмата да се забави.

За да постигнете всичко това е необходимо да разполагате с обучен специалист – архивист, който да познава законите за съхранение на документи, и който да организира архива по оптимален начин. Ако решите да правите всичко това сами, ще трябва да отделите значителен финансов ресурс за дейности, които са далеч от основната дейност на организацията.